📒 원스탑서비스센터(입학팀) 근로학생 가이드북

새로 오신 분부터 오래된 분까지 — 필요한 정보를 골라 보세요 ✨ / Pick what you need

최종 업데이트 / Last updated 2026-06-18 · 고선아
전체💬 자주 묻는 문의(FAQ)🧭 기본 근무수칙📞 전화 응대🖨️ 사무기기·소모품📑 서류 처리(도장·스캔)🛂 COA·표입·잔고💳 원서접수·취소·결제🎓 등록·가상계좌🌏 OT·한국어·신입생✉️ 메일 응대🗂️ 모집요강🎉 합격자 안내문🔗 사이트 모음

🧭 기본 근무수칙

새로 오신 분이 제일 먼저 할 일 필독🧭 기본 근무수칙

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기본 근무수칙 🧭 기본 근무수칙

  • 전화 받을 때 멘트 · 당겨 받는 법 · 누구 대신 받을 때 멘트 익히기
  • 바른 자세 / 출퇴근 시 인사
  • 문의 학생 오면 적극적으로 응대
  • 물건은 사용 후 제자리 (소모품 제외)
  • 근무 변경은 특별한 경우에만 — 최소 하루 전 허락받고, 허락 후 스프레드시트에 작성
  • 채울 수 있는 물건(핸드타올, 페트생수 등)은 수시로 채우기
  • 메일은 부서 대표 메일 — 정중·친절·정확하게
  • 모르는 내용은 스스로 먼저 알아보기 (모집요강·공지방으로 풀리는 건 직접 해결)
  • ECOUNT, 스프레드시트 등 사용법 익히기
  • 받은 일은 미루지 말고 바로 처리
  • 누가 일을 요청하면, 그 일을 다 끝냈을 때 꼭 요청한 사람에게 보고하기
  • 퇴근까지 못 끝내거나 자리를 비울 땐 일을 준 사람에게 보고 후 인계 또는 다음 날 이어서

매일 아침·저녁 루틴 🧭 기본 근무수칙

  • 출근하면 블라인드 올리고 문 다 열기 / 퇴근할 때 문 다 닫고(앞문만 X, 전부) 블라인드 닫기
  • 아침에 앞쪽 학생·뒤쪽 선생님 + 싱크대 옆 쓰레기봉투 교체 (대/소 구분)
  • 정수기 물통 확인 — 없으면 즉시 교체 (새/빈 물통은 회의실에 정리)

근무(근무표) 변경 규칙 2026-06🧭 기본 근무수칙

  • 개인일정·병가로 인한 근무 변경은 한 달에 한 번만 가능
  • 단, 교수님 상담 등 불가피한 특별한 경우는 예외로 인정
  • 변경 원할 땐 최소 하루 전에 허락받고, 허락 후 스프레드시트에 작성
  • 현재 학생 담당: 송민희 선생님 — 근무 변경 문의는 민희샘에게
📝 변경 이력 보기 (예전 → 지금)
~이전근무 변경은 '특별한 경우에만', 최소 하루 전 허락 + 스프레드시트 작성
2026-06개인일정·병가는 '월 1회'로 명확화 / 교수상담 등은 예외 (송민희 선생님 확인)

사무실 에티켓 🧭 기본 근무수칙

  • 사무실에서 손톱 깎지 않기 — 손톱은 집에서
  • 싱크대는 사용 후 늘 새 것처럼 복구 (침·음식물·물기 등 남기지 않기)
  • 할 일이 있을 땐 휴대폰·패드(태블릿) 보지 않기 — 이어폰도 끼지 않기. 누가 불렀을 때 한 번에 들을 수 있어야 함
  • 성인이니까 — 고등학생처럼 폰이나 패드 뺏기기 싫으면 알아서 잘 하기 😉

💬 자주 묻는 문의(FAQ)

⚠️ 장학금·어학성적 추가 제출 문의 (대학원별 기한 다름) 주의💬 자주 묻는 문의(FAQ)

⚠️ 대학원마다 제출 기한이 모두 다릅니다 — 헷갈리지 마세요. 어학성적 추가 제출/장학 문의가 오면 먼저 어느 대학원 지원인지 확인(일반 / 경영전문 / 융합과학기술)하세요.

  • 일반대학원: 기한 내 미제출자는 입학 학기 개강일부터 3일 이내 대학원 교학과(광개토관 905호) 제출 가능 → 이 경우 장학금은 학생 계좌로 현금 지급 (모집요강 12p)
  • 경영전문대학원: 그 이후에는 개강일 전까지 경영전문대학원 교학과(광개토관 417호) 제출 (9p)
  • 융합과학기술대학원: 사무실 확인 결과 학기 중 제출 가능하다고 함. 단 모집요강에 없는 내용이라, 학생 문의 시 융합대 사무실에 직접 확인해 준다고 안내
기본 정보(모집요강 내용)는 안내 가능하나, 정확한 안내는 반드시 해당 대학원 행정실에 직접 문의하도록 안내하세요.
  • 일반대: 대학원 교학과 · grad@sejong.ac.kr · 02-3408-4187
  • 경영전문대: ssmba@sejong.ac.kr · 02-3408-4479
  • 융합대: artsgrad@sejong.ac.kr · 02-3408-3683

"한국 카드로 결제 가능?" 문의 비추천💬 자주 묻는 문의(FAQ)

다른 국가(또는 중국) 선택 + 한국 '신용'카드로 결제하면 가능은 합니다. 단, 추천하지 않습니다.

  • 한국에서 발행된 카드: 가능하나 KRW로는 결제 불가 → 타 통화로 변환해 결제 (카드사 수수료 발생)
  • 외국에서 발행된 카드: 가능
  • 카드 타입에 따라 flywire의 Manual Quality Check(MQC)를 통과 못 해 결제가 거절될 수 있음
  • 외화결제 카드라 MQC를 통과해도 카드사가 추가 수수료를 청구 → 실제 flywire에 낼 금액보다 더 큰 금액이 차감될 가능성이 매우 높음
예: 한국 유학원이 '인도'로 선택해 INR 금액을 외화가능 카드로 결제하면, 카드사가 KRW→INR 환전 후 다시 KRW로 바꿔 청구하기 때문

표입 발급 문의 답변 (예: 방글라데시) 💬 자주 묻는 문의(FAQ)

"서류 검토가 순차적으로 이루어지고 있으니, 서류에 문제가 없으면 바로 발급해드리겠습니다. 감사합니다."

F비자로 입학한 경우 참고💬 자주 묻는 문의(FAQ)

  • F비자로 세종대 입학 시 표준입학허가서를 발급받지 않아도 됨 — 문의 오면 이렇게 안내

학적과 등 타 부서 관련 문의가 오면 💬 자주 묻는 문의(FAQ)

  • 우리 담당이 아닌 타 부서 관련 문의는 → 해당 부서로 연결해 드리기
  • 어느 부서인지 모를 때는 교환실로 연결
  • 학적과 통역지원 관련 메일은 라벨 처리

전형료 환불 — Flywire는 '원래 결제 계좌'로만 중요💬 자주 묻는 문의(FAQ)

자금세탁 방지 규정상, Flywire 환불은 결제할 때 사용한 그 계좌로만 가능합니다.

  • 한국 계좌로는 환불 불가 — 학생이 한국에 있어도, 결제 시 사용한 본국 계좌 정보를 제출해야 함
  • 학생이 한국 계좌를 주는 경우가 있는데 전달하지 말 것

환불 시 Flywire가 결제자에게 요구하는 서류·정보

  • ① 은행 증빙 서류(한 문서에 모두 표시): Flywire로 결제한 금액 + 최초 출금 계좌번호
    ※ Flywire 영수증은 증빙으로 인정 안 됨
  • ② 계좌 정보: 수취인명(계좌 소유자) · 수취인 주소 · 계좌번호 · 은행명 · SWIFT 코드(BIC)
학생 문의는 Flywire 담당팀 이메일에 회신하거나 Flywire 서포트(24시간 다국어): Flywire 고객지원 바로가기 ↗ · 이메일 support@flywire.com

FLYWIRE 국가별 결제방식 중요💬 자주 묻는 문의(FAQ)

국가카드계좌송금
중국✔ (위챗페이·유니언페이 가능)✔
네팔✔✔
방글라데시✔ (구글페이·비자·마스터)외화송금 only
미얀마✔외화송금 only
러시아✘✘
  • 중국 학생이 현지 은행 계좌송금 시 환율이 더 좋은 경우, 증빙서류를 Flywire 라이브챗으로 보내면 환율을 맞춰줄 수 있음
  • 상황에 따라 해당 나라 카드 결제가 막힐 수도 있음 → 그땐 다른 사람의 카드로 (특히 러시아는 카드·계좌송금 모두 X)

영사·아포스티유 인증, 어느 나라에서? 문의💬 자주 묻는 문의(FAQ)

  • 수업은 A 나라에서 받았지만 학위 수여 학교는 B 나라 학교인 경우
  • 이 사실이 담긴 공식 서류를 제출하면, A·B 중 아무 대사관에서나 영사/아포스티유 인증을 받아도 OK

졸업예정증명서가 안 나와요 문의💬 자주 묻는 문의(FAQ)

  • 졸업예정증명서가 우리나라처럼 정확히 안 나오는 학교가 많음
  • 그 경우 재학증명서·수료증명서도 졸업예정증명서 대신 제출 가능

IELTS Computer-delivered / Home Edition 인정되나요? 문의💬 자주 묻는 문의(FAQ)

아래 IELTS 성적표도 인정됩니다:

  • ✅ IELTS Computer-delivered (시험장 컴퓨터 응시)
  • ✅ IELTS Home Edition (집/온라인 응시)

서류에 'ETHNIC NATIONALITY: KOREAN'이라고 써있어요 문의💬 자주 묻는 문의(FAQ)

  • ETHNIC NATIONALITY: KOREAN이라고 써진 서류도 OK

대학원 편입은 어떻게 지원해요? 문의💬 자주 묻는 문의(FAQ)

편입학 규정 (일반대학원)

  • 국내·외 대학원의 동일/관련 전공에서 1학기 이상 이수 + 6학점 이상 취득자 지원 가능 (전적대학 취득학점 중 1학점 이상을 수료학점으로 인정받을 수 있어야 함)
  • 6학점 이수 '예정'도 지원 가능
  • 같은 과정끼리만 편입 가능 (석사→석사, 박사→박사)

학점 인정

  • 인정 학점 12학점 이상 → 2학기 입학(1학기 인정) / 24학점 이상 → 3학기 입학(2학기 인정)
  • 석사/박사 재학생이면 학점인정신청서 2번 제출(학과 작성):
    ① 현재 수강과목(성적 미발표 포함) 포함해 작성+전형 진행(이수 조건부)
    ② 합격 시 개강 1~2개월 전 최종 성적증명서를 학과 제출 → 최종 학점인정신청서를 교학과 제출

편입생 지원자 발생 시 절차

  • ① 지원자에게: 학과에 성적표(+수강신청확인서) 보내서 학점인정신청서를 원스탑에 보내게 안내
  • ② 학과 → 담당자에게 발송
  • ③ 담당자 → 교학과에 검토 요청(이수구분 등 오류 확인)
  • ④ 검토 후 지원자에게 서명 요청
  • ⑤ 지원자 출력·서명 후 스캔본을 지원학과에 송부
  • ⑥ 지원학과에서 출력 후 학과장/지도교수 날인하여 원스탑서비스센터로 제출

미혼모/미혼부 가정인 경우 문의💬 자주 묻는 문의(FAQ)

  • 가족관계증명서 + 미혼부/미혼모 확인서 제출하면 OK

미혼부/미혼모 확인서 발급이 불가하면, 아래 2가지 제출:

  • ① 지원자 생일 이후 발급된 호구부 (호구부에 부/모가 미혼으로 적혀 있어야 함)
  • ② 지원자의 사유서(상황 설명) 원본

세종대 대학원 학력 서류 (졸업증명서가 없어요) 문의💬 자주 묻는 문의(FAQ)

  • 세종대학교 대학원 학력 서류는 졸업증명서가 없고 '학위수여증명서'만 나옵니다
  • 이 학위수여증명서가 곧 졸업증명서로 인정됩니다

석사 단기과정(2학기) 등록금은 몇 번 내요? 문의💬 자주 묻는 문의(FAQ)

  • 일반대학원 석사 단기과정(2학기) 등록금은 1학기·2학기 2번만 납부
  • 중간에 계절학기 개념으로 한 학기가 더 있지만, 등록금 납부는 1년에 두 번만

3차 모집은 왜 없어졌어요? 문의💬 자주 묻는 문의(FAQ)

  • 일시적으로 3차 전형을 진행했으나, 3차 지원 학생들은 비자를 받고 개강 전에 입국할 시간이 부족했음 (개강하면 비자 발급을 더 안 해주려는 이슈도 있음)
  • 이에 따라 총장님 보고 후 2차까지만 시행하기로 결정됨

일반대학원 박사 지원 자격은? 문의💬 자주 묻는 문의(FAQ)

  • 경영전문대학원(경전원) 석사 졸업자도 지원 가능
  • 박사 지원 시 석사 논문 제출은 필수 아님

동시 지원 / 중복 지원 되나요? 문의💬 자주 묻는 문의(FAQ)

  • 여러 학과 & 여러 과정 동시 지원 불가
  • 차수별로 다른 학과/다른 과정 지원은 가능
  • 한 차수에 다른 대학원 동시 지원은 가능
  • 1차 → 2차 서류 이관 가능
  • 1차 합격자는 2차 지원 불가
예)
① 1차에 2개 학과 ✘
② 1차 교육 + 2차 국문 ✔
③ 1차에 석박통합 1 + 석사 1 ✘
  • ⚠️ 시스템으로 막혀있진 않음 — 여러 학과 지원 후 모두 합격하면 한 학과만 선택·납부해야 함

📞 전화 응대

전화 받을 때 — '여보세요' 절대 금지 기본📞 전화 응대

전화가 오면 빨리 받고 정해진 멘트로 응대합니다.

"안녕하세요, 세종대 원스탑서비스센터입니다."
  • 자리에 있든 없든 전화기가 3번을 초과해 울리지 않도록 빨리 받기 (내 자리 아니면 당겨받기 ＊)
  • 해결이 안 되거나 다른 언어가 필요하면 바로 물어보거나 바꿔주기
  • '여보세요'로 받지 않기 — 꼭 주의!

전화 당겨받기 (다른 자리 전화 받기) 📞 전화 응대

다른 자리 전화가 울리는데 받을 사람이 없을 때:

📞 수화기를 들고 ＊(별표)를 누르면 당겨받아집니다.
  • 벨이 울리면 빨리 당겨받기 / 받은 뒤 멘트는 "대신 받았습니다. 원스탑서비스센터입니다."

전화 돌리는(넘기는) 법 — 단계별 📞 전화 응대

  1. 후크(hook)를 누르고 넘길 사람 번호를 누릅니다.
  2. 그 사람 전화기가 울리기 시작하면 바로 수화기를 내려놓으면 됩니다.
  3. 상대가 받아 통화가 연결됩니다.
⚠️ 전화가 울리지 않았는데 끊으면 안 됩니다. 반드시 '울리는 것'을 확인한 뒤 끊으세요.

넘길 사람이 통화중일 때

  • "뚜뚜" 하는 통화중 소리가 들립니다.
  • 원래 발신자에게 돌아가려면 후크를 여러 번 누르며 소리를 들어보면 다시 연결됩니다.
  • 돌아가면 발신자에게 "지금 통화중이십니다" 안내하고 연락처(번호)를 받아 둡니다.
⚠️ 넘김 받은 사람이 말하기 전에 반드시 수화기를 내려놓아야 발신자와 그 사람이 서로 소통할 수 있습니다.

담당자가 자리에 없을 때 📞 전화 응대

다른 사람 자리 전화를 대신 받았을 때:

"대신 받았습니다. 원스탑서비스센터입니다."
"○○○ 선생님은 잠시 자리를 비우셨습니다. / 회의 가셨습니다."
"메모 남겨드릴까요?"
  • 연차 등 장기 부재는: "○○○ 선생님은 △△일 출근 예정입니다. 메모 남겨드릴까요?"
  • 연차/부재 일정은 미리 확인해두기

전화로 지원사항 수정 요청이 오면 📞 전화 응대

  • 전화 수정 요청은 받지 않기 — 메일 요청만 받기
  • 지원자 본인(또는 유학원)임을 밝히고 메일로 요청하도록 안내

학부·일반대학원 문의는 담당자 둘 중 아무에게나 📞 전화 응대

  • 학부와 일반대학원은 담당자가 각각 2명씩 있습니다.
  • 기본적인 문의는 둘 중 아무에게나 넘겨도 됩니다.

다른 부서로 전화 넘길 때 — 신중히 중요📞 전화 응대

전화를 다른 부서로 넘길 땐 신중하게. 키워드만 듣고 넘기지 마세요.

  • 키워드(예: "TOPIK")만 듣지 말고 상황을 자세히 들어본 뒤 결정하기
  • 외국인 입학 관련은 전부 원스탑(우리)이 답변 — 우리 담당이면 우리가 해결
  • 담당 부서가 확실할 때만 넘기고, 애매하면 주변 분들께 여쭤보거나 교환실로 돌리기
  • ⚠️ 교학과로는 '졸업·장학'만 넘기기 (그 외 외국인 입학 문의는 원스탑)

🖨️ 사무기기·소모품

프린터 위치 & 라벨지 출력 팁 🖨️ 사무기기·소모품

  • 프린터: 회색 문 앞 프린터 / 근로학생 뒤 프린터
  • 라벨지는 컬러프린터에서 — 구조가 복잡해 내부에 붙을 수 있으니 흑백 프린터 출력 추천
  • 드라이버에서 '라벨프린터' 선택

소모품·비품 채우기 🖨️ 사무기기·소모품

  • 워터마크지는 프린터에 10장 정도 미리 채워두기
  • 핸드타올·페트생수 등 채울 수 있는 건 수시로

근로학생 자리별 IP 참고🖨️ 사무기기·소모품

근로학생 1223.195.52.24
근로학생 2223.195.52.30
근로학생 3223.195.52.23
근로학생 4223.195.52.20
근로학생 5223.195.52.22
  • 공통: 서브넷 255.255.255.0 · 게이트웨이 223.195.52.1 · DNS 210.107.239.131 / 8.8.8.8

직원 연락처 (구글 메일) 내부용🖨️ 사무기기·소모품

  • 이정은 · pengjungeun@gmail.com
  • 고선아 · gone.with.the.wind.1991.12.14@gmail.com
  • 박미리 · qkralfl1900@gmail.com
  • 오세혁 · sehyukoh.sejong@gmail.com
  • 송해솔 · (구글메일 추후 입력)
  • 남현수 · receivesea3535@gmail.com

IP 주소 설정 방법 🖨️ 사무기기·소모품

경로

  • 네트워크 설정 → 어댑터 설정 변경 → 로컬 영역 연결 → 속성 → 인터넷 프로토콜 버전4(TCP/IPv4) → 속성

값

  • IP: 223.195.52.nn (자리별 번호)
  • 서브넷: 255.255.255.0
  • 게이트웨이: 223.195.52.1
  • DNS: 210.107.239.131 / 8.8.8.8

📑 서류 처리(도장·스캔)

접수도장 (도장은 '접수도장'으로 통일) 중요📑 서류 처리(도장·스캔)

  • 모든 서류에 접수도장 찍기 (명칭은 '접수도장'으로 통일)
  • ⚠️ 찍기 시작하는 날짜는 매 차수마다 따로 정합니다 — 그 차수에 정한 날짜부터 도착하는 서류에 찍기. 차수마다 변동되니 그때그때 확인!
  • 호구부와 묶인 서류는 한 번만 찍어도 OK
  • 검증완료 도장은 언제나 해당 페이지 오른쪽 위
  • 스캔: 우측 상단 초록색 도장 없는 서류는 스캔하지 않기
📝 변경 이력 보기 (예전 → 지금)
2025-04-02메인·추가서류 모두 도장 찍기 시작
2025-04-09'날짜도장' → '접수도장'으로 명칭 통일 (외국 서류의 날짜 도장과 헷갈려서)

추가서류가 오면 처리 순서 📑 서류 처리(도장·스캔)

  • ① 접수도장 찍기
  • ② 서류에 수험번호 적기
  • ③ 우편대장 작성
  • ④ ECOUNT 처리
  • ⑤ 각 칸에 맞게 넣어두기
스캔은 그 자리에서 하지 않고, 나중에 스캔할 때 한꺼번에 합니다.

서류 철(제본) & 라벨지 📑 서류 처리(도장·스캔)

  • 서류를 철(제본)할 때는 투명파일을 빼고 철합니다.
  • 철 완료되면 바인더 번호가 있는 명단을 잘 보관하기
  • 철용 바인더: 파이프 바인더 B875-7A (2Holes, 10cm)

라벨 서식 (폰트: 레시피코리아 M)

  • 라벨지(10칸): 대학이름 / 학과+전공
  • 라벨지(16칸): 시기
  • 라벨지(16칸): 명단 번호
  • 인덱스(1.8cm): 명단 번호

라벨지 출력법

  • ★ 반드시 NEW(새) 라벨지 사용 — 안 쓰면 고장 위험
  • ① 학생 3번 자리에서 인쇄 → '라벨프린터' 선택
  • ② 컬러 복합기 왼쪽 뚜껑 열어 라벨지 뒤집어(↑가 위로) 놓기
  • ③ 인쇄

표준입학허가서 — 워터마크 나오게 스캔하는 법 📑 서류 처리(도장·스캔)

🟢 뒤에 있는 프린터

  • 농도: 어둡게 +2
  • 선명도: 선명하게 +2
  • 배경제거: 비활성화
  • 인화지 스캔: 활성화
  • 콘트라스트: 약하게 -2

🟡 문 옆 프린터

  • 스캔농도: 진하게
  • 선명: 강하게
  • 바탕색 지움: 선택 안 함
  • 콘트라스트: 약하게

서류 검토 가이드 (일반대학원) 자료📑 서류 처리(도장·스캔)

검증완료 도장 찍는 위치 중요📑 서류 처리(도장·스캔)

  • QR·번호 등 검증을 완료한 뒤엔 항상 검증완료 도장을 찍습니다.
  • 기본 위치: 페이지 오른쪽 상단
  • 한 페이지에 검증할 게 여러 개면 → 각 QR이나 번호 근처에 각각 검증완료 도장

미도착 서류 📑 서류 처리(도장·스캔)

  • 마감일 이후까지 어떠한 서류도 오지 않은 경우
  • 미도착용 색지(노란색) + 투명 파일을 학과 & 수험번호에 맞는 위치에 끼워 넣기
  • 색지에 수험번호 기입

기간 초과 서류 📑 서류 처리(도장·스캔)

  • 차수별로 따로 정한 날짜 이후에 온 서류
  • 도착일 기준으로 접수도장 찍기

처리 순서

  • ① 우편대장 · ECOUNT
  • ② 접수도장 (입학원서)
  • ③ 입학원서 앞에 기간 초과용 색지(파란색) 추가
  • ④ 투명 파일에 끼우기
  • ⑤ 바구니에 넣기

학과별 스티커 색상 (학부·대학원 공통) 중요📑 서류 처리(도장·스캔)

학부·대학원 공통 색상 체계입니다 (분류는 계열 기준으로 동일). 색 점은 실제 스티커 색.

  • 인문계열 (red) — 국어국문 · 영어영문 · 일어일문 · 중국통상 · 교육 · 역사 · 미디어커뮤니케이션 · 행정 · 국제학부 · 법학부 · 글로벌인재학부
  • 경영·경제 (orange) — 경영 · 경제
  • 호텔 (brown) — 호텔관광외식경영
  • 공대·자연·생명 (green) ※컴공 제외 — 수학통계 · 물리(천문) · 화학 · 천문우주 · 식품생명공학 · 생명시스템 · 스마트생명산업융합 · 전자정보통신 · AI융합전자공학 · 반도체시스템공학 · 정보보호 · 소프트웨어 · 콘텐츠소프트웨어 · 창의소프트학부 · AI로봇 · 지능기전공학 · 인공지능데이터사이언스 · 지능정보융합 · 건축공학 · 건축학 · 건설환경공학 · 환경에너지융합 · 바이오융합공학 · 바이오산업자원공학 · 기계공학 · 우주항공시스템공학 · 나노신소재공학 · 에너지자원공학 · (양자)원자력공학 · 첨단의약
  • 컴퓨터공학 (blue) — 컴퓨터공학
  • 음악 (pink) — 음악
  • 예체능 (yellow) ※음악 제외 — 회화 · 디자인이노베이션 · 체육 · 무용 · 패션디자인 · 만화애니메이션 · 영화예술
  • 협동과정·자유전공 (black) — 학과간협동과정(공연영상애니·스마트생명산업융합·기후에너지융합·기후테크융합·도시부동산유통·해양시스템융합·복지커뮤니케이션·한국어번역) · 자유전공학부
  • 스캔확인완료 (gold) · 졸업예정자 (purple)
학과 목록은 매년 조금씩 달라질 수 있어요. 정확한 원본: 대학원(xlsx) · 학부(hwp)

ECOUNT 작성 약어 📑 서류 처리(도장·스캔)

ECOUNT에 입력할 때 쓰는 약어입니다.

  • F2 = FORM 2 · 학업계획서 (Study Plan)
  • F4 = FORM 4 · 연구업적목록 (List of Research Accomplishments)
  • F5 = FORM 5 · 유학경비부담확약서 (Letter of Confirmation on Financial Support)
  • F6 = FORM 6 · 수학능력확인서 (Letter of Verification of Research Capability)
  • F7 = FORM 7 · 외국인 유학생 외부연구과제 연구원 추천 확인서 (Letter of Recommendation on a Researcher for an External Research Project)
  • CHSI(D) = Online Verification Report of Higher Education Degree Certificate
  • CHSI(Q) = Online Verification Report of HE Qualification Certificate
  • CHSI(R) = Online Verification Report of Student Record

수험번호 체계 참고📑 서류 처리(도장·스캔)

대학/대학원 수험번호 구성

  • 모집단위코드(4) + 전형코드(1) + 차수(1) + 일련번호(4)
  • 모집단위코드(4): 학과코드 사용
  • 전형코드(1): 외국인전형 5, 외국인편입전형 6
  • 차수(1): 1차 1, 2차 2, 3차 3
  • 일련번호(4): 0001~9999

🛂 COA·표입·잔고

표입(표준입학허가서) — 발급·업로드는 RPA가 처리 중요🛂 COA·표입·잔고

  • 표입 발급과 업로드는 RPA(자동화)가 처리합니다.
  • 우리(근로학생)가 하는 건 사전 작업뿐 — 표입 발급에 필요한 제출 서류들을 받아서 처리(접수도장·검증·업로드 등)하면 됩니다.
  • 참고 시스템: 하이코리아 FIMS 바로가기 ↗

재정보증 확인서 (붙임8) 양식 양식🛂 COA·표입·잔고

피보증 유학생·보증인 인적사항, 보증기간 등을 적는 체류/표입 제출 서류입니다.

은행잔고증명원 처리 🛂 COA·표입·잔고

  • 새 잔고를 받으면 우리가 보낸 잔고 원본 요청 엑셀 버전과 같은지 확인
  • 외국인등록증 복사본 제출 시 은행잔고증명원 앞에 놓기

잔고(은행잔고증명원) 처리법 표입 제출서류🛂 COA·표입·잔고

  • 기준 금액: 16,000 USD / 20,000,000 KRW / 110,000 RMB
  • 그 외 통화로 제출 시 → 반드시 원화(KRW)로 환산해 금액 옆에 작성
  • 잔고 오른쪽 위에 연필로: 이름 + 수험번호 + 학과 + 본/부/모 + '잔고' + 날짜 + ㅇㅍ(우편)/ㅂㅁ(방문)
  • 중국 잔고면 → 동결 날짜가 개강일 이후인지 확인 필수
  • 한국에 있는 중국 학생은 Bank of China, Seoul Branch 제출 가능
  • 은행잔고는 최종학력/서약서 도착예정일 30일 이내 발급본이어야 함

서약서·최종학력 / 졸업예정 처리 표입 제출서류🛂 COA·표입·잔고

  • 서약서(졸업예정 확약) 받는 대상은 학부/대학원·졸업시기별 기준 있음 → 그 외 졸업예정자는 최종학력만 제출 (구체 시기·제출 마감은 차수마다 확인)
  • 처리: ECOUNT + 스프레드시트 + 날짜(ㅇㅍ/ㅂㅁ) + 검증 + SOS 업로드
  • 서약서/학력 제출 학생은 ECOUNT에 '졸업/졸업예정' 확인
  • 이메일로 받지 않음 — 학생이 물어보면 무조건 방문/우편
  • 졸업예정 학생 체크: ① (특히 학부생) 졸업 언제? 다시 제출하는지 ② SOS 업로드 여부 ③ 외국인등록증 있는 학생? 한국 은행 냈는지 ④ 등록금 납부 여부
  • 1차 등록금 미납 학생은 2차 등록 기간 납부 가능 → 표입 발급 등은 2차 일정 기준으로 진행
  • 미비 이메일 보내기 전, 담당 선생님과 먼저 확인
  • 담당: 학부=미리쌤 / 일반대=송해솔쌤 / 경영전문대·융합대=세혁쌤
  • 서류 처리 완료하면 바로 서랍의 바구니에 넣기

새 여권 제출 시 처리 🛂 COA·표입·잔고

  • SOS 상단 '여권 정보': 새 여권 + 기존 여권 파일을 하나로 합쳐 업로드 + 여권번호 수정 필수
  • 하단 '합격자 추가정보 입력': 여권 파일 업로드됐는지 확인 필수

💳 원서접수·취소·결제

전형료 결제 — 무조건 FLYWIRE 기본💳 원서접수·취소·결제

  • 전형료는 가상계좌 없음. 무조건 FLYWIRE로 결제합니다.
  • 아래 결제방식 안내는 전형료뿐 아니라 FLYWIRE 결제 전반에 적용됩니다.

학생 전형료 납부 상태 확인 방법 💳 원서접수·취소·결제

  • 온라인 지원 마감 후: 결제관리 → 결제상태 → INITIATED·PROCESSED 명단 다운로드
  • 해당 학생 계정으로 다시 검색(결제상태: 선택) → 지원자의 모든 결제 시도 내역 확인 → 납부 상태 파악
  • 참고: INITIATED였다가 학생이 새로 결제하면 결제ID는 바뀌지만, 수험번호·계정은 그대로 (새 이메일로 재지원하지 않는 한)

flywire 결제 상태(REASON) 코드 💳 원서접수·취소·결제

  • Cancelled_by_user: 지불자가 Initiated 상태에서 결제 아이디를 직접 취소
  • Rejected: 지원취소한 경우에도 이걸로 보임

전형료 환불 절차·기간 💳 원서접수·취소·결제

  • 본인이 직접 원스탑서비스센터에서 취소 요청
  • 특별한 경우가 아니면 영업일 기준 2일 안에 취소 처리
  • 이후 5~10 영업일 후 환불 완료

Flywire 결제 상태값 정의 참고💳 원서접수·취소·결제

Initiated (시작됨)

  • 결제옵션 선택 + 환율 고정(부킹)했지만 아직 결제 완료 X / flywire 비용 미수령. 방법·환율 변경해 재부킹하면 결제 ID 여러 개 생길 수 있음
  • flywire 미입금 상태. 카드=실시간(Guaranteed), 계좌이체=평균 10시간 후 반영. 하루 지나도 Initiated면 학생이 결제 ID+송금 증명서를 support팀에 보내면 확인 가능
  • 취소(납부기간 초과 등) → 세종대에서 flywire에 요청. 학생이 이미 송금완료+미입금이면 반환 시 은행 수수료 $20

Verifying / Processed (인증·처리됨)

  • 국가별 필요서류 미제출 또는 추가 보안절차 필요 상태 (중국·베트남·인도 학생이 계좌이체로 결제 시 학교 발행 인보이스 반드시 업로드)

On hold (보류 중)

  • 결제 완료했으나 환불요청이 들어와 학교 컨펌 대기 중이거나, 부킹 시 필수정보 미입력 → flywire가 학생에게 연락, 회신 올 때까지 홀딩

Guaranteed (보장됨) — 결제 완료

  • 학생 결제 완료, flywire 내부 프로세스 진행 중 (이메일로 환불신청 가능)

Delivered (전달됨)

  • flywire가 학교로 송금 완료 (송금일로부터 영업일 2일 후 학교 계좌 입금, 대시보드로 환불신청 가능)

Expired (만료됨)

  • 부킹 만료일 내 결제 미완료로 자동 취소

Cancelled (취소됨)

  • 학생이 다른 결제방식 선택 등으로 결제 미완료하고 직접 취소
주요 실패 사유: 잔액 부족 · 한도 초과(월/일 한도 별도 — 등록금 단위가 커서 일일 한도 초과 종종 발생) · OTP 불일치

🎓 등록·가상계좌

등록금 가상계좌란? 🎓 등록·가상계좌

  • 국내에 있는 학생들이 등록금을 편하게 낼 수 있도록 지원자별로 발급해주는 계좌입니다.
  • 절차: 지원자가 가상계좌 요청 메일을 보냄 → 우리가 해당 학생의 가상계좌를 열어줌(발급)
  • 관리는 별도 스프레드시트에서 (요청·발급 내역 기록)

🌏 OT·한국어·신입생

신입생 OT / 행사장 정리 🌏 OT·한국어·신입생

  • OT·행사가 있는 날은 출근하는 학생들이 행사장 정리 협조 (시간·장소 공지 확인)

✉️ 메일 응대

메일 응대 기본 원칙 ✉️ 메일 응대

  • 부서 대표 메일이므로 정중·친절·정확하게
  • 답장에 문제가 있으면 혼자 해결 말고 제때 물어보기
  • 지원자/학생 이름은 모두 여권상 이름으로 표기

메일 처리 순서 — 오래된 것부터 중요✉️ 메일 응대

  • 특별한 경우(TOPIK 성적표 제출일, 추가서류 제출 마감일 등)를 제외하고는
  • 과거의 메일부터 차례차례 처리하기 (먼저 온 순서대로)

📤 메일 보내기 전 셀프 체크리스트 실수 방지✉️ 메일 응대

'전송' 누르기 전에 5초만 확인하세요.

  • 받는 사람 주소가 맞는지
  • 이름이 여권상 이름인지
  • 수험번호·학번이 정확한지
  • 첨부파일 빠지지 않았는지
  • 날짜·마감일이 정확한지
  • 인사·서명(원스탑서비스센터(입학팀)) 포함했는지

이메일 발송에 실패했을 때 실수 방지✉️ 메일 응대

메일 주소를 다시 점검하세요.

  • 이메일 주소가 잘못되지 않았는지 확인
  • ID에 지원자의 이름·생년월일이 있다면 정확한지 확인
  • 점(.)이 빠졌거나 2개 이상 들어가지 않았는지 확인
  • 플랫폼(@뒤) 스펠링이 정확한지 확인
예) "sabinaamngldv (공백)@gmail.com" → "sabinaamngldv@gmail.com"
"g0ngxinhui1997@163.com" → "gongxinhui1997@163.com"

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⚠️ IELTS 검증 후 검증완료 도장(오른쪽 상단) 찍을 때, 성적표에 'One Skill Retake'라고 써있는지 반드시 확인!
※ IELTS·TOEFL은 로그인 링크라 만료되면 다시 받아 교체해야 할 수 있어요

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